O que uma escola de música precisa controlar
Uma escola pequena de música costuma ter de três a oito professores, cada um com 15 a 30 alunos por semana, quase todos com horário fixo. Parece estável, mas o dia a dia é cheio de movimento: aluno que troca de horário porque mudou de escola, professor que falta e precisa de substituto, experimental que vira matrícula, aluno que pede para trancar nas férias. Sem um sistema, cada um desses eventos depende da memória de alguém.
O que precisa estar num lugar só:
- Agenda por professor, para não marcar dois alunos no mesmo horário com a mesma pessoa.
- Dados de cada aluno: instrumento, nível, responsável e WhatsApp.
- Mensalidades: quem pagou, quem está atrasado, quem tem desconto.
- Comissão ou repasse de cada professor no fim do mês.
- Relatório de quanto entrou e quanto sobrou.
Exemplo prático: qual plano para o tamanho da escola
Os planos são definidos pelo número de professores e pela quantidade de lembretes por mês, não pelo número de alunos.
- Escola com 3 professores, cada um com 20 aulas por semana: 60 aulas semanais, ou 240 num mês de 4 semanas. Cabe no plano Escola, de R$ 69,90, com até 5 professores e 400 lembretes.
- Escola com 8 professores, cada um com 15 aulas por semana: 120 aulas semanais, ou 480 num mês de 4 semanas. Precisa do plano Equipe, de R$ 129,90, com até 15 professores e 1.000 lembretes.
No anual, você paga 10 meses e usa 12: R$ 699,00 no Escola e R$ 1.299,00 no Equipe. Para planejar os outros custos de uma escola, veja quanto custa abrir uma escola de música.
Salas e instrumentos compartilhados
Escola de música tem um problema que outros negócios não têm: a bateria fica numa sala só, o piano também. Dois professores de bateria não podem dar aula no mesmo horário se houver um único kit. A agenda separa por professor, então a divisão das salas é um combinado que você faz na grade:
- Professor A de bateria atende segunda, quarta e sexta; professor B, terça e quinta.
- Canto e violão, que não dependem de sala fixa, ficam com grades mais livres.
- Escreva no nome da aula ou na observação do horário qual sala é, por exemplo "Bateria, sala 2", para o professor substituto não se perder.
Ao montar a grade de cada professor só nos dias da sala dele, o link nunca oferece um horário em que a sala está ocupada. Quando um professor sair ou mudar de dia, revise a grade dos colegas que dividem a mesma sala antes de liberar novos horários.
Como funciona no Aula de Música Fácil
- Cadastre os professores. Cada um ganha a própria agenda.
- Cadastre as aulas por instrumento e diga quais professores dão cada uma.
- Defina a comissão de cada professor, em porcentagem.
- Divulgue o link da escola. O aluno escolhe instrumento, professor e horário livre, e informa o nível.
- O lembrete chega no WhatsApp do aluno ou do responsável com Confirmar e Preciso remarcar.
- Registre mensalidades e pacotes no caixa, em Pix, cartão ou dinheiro.
- No fim do mês, o relatório mostra aulas por professor, comissão e lucro.
Para entender como calcular o repasse de cada professor, veja a página sobre comissão de professor de música.
Rematrícula e férias
Dezembro, janeiro e julho são os meses em que a escola perde alunos. O sistema ajuda em duas frentes. Primeiro, a ficha mostra há quanto tempo cada aluno está matriculado e quem já saiu, o que facilita a lista de quem procurar. Segundo, o retorno automático chama de volta no WhatsApp, na data que você escolher, quem trancou ou terminou um pacote. Exemplo: o aluno trancou em 10 de dezembro; programe o retorno para 20 de janeiro, a uma semana do início das aulas. Mais estratégias em rematrícula na escola de música.