Por que a mensalidade se perde
A mensalidade parece simples: o aluno paga um valor fixo por mês e tem as aulas. Na prática, ela vira uma lista de exceções. O aluno que entrou no dia 18 e pagou meio mês. Os dois irmãos com desconto. O adulto que paga a cada dois meses. O pai que manda o Pix do próprio CPF, com um nome que não bate com o do aluno. Quando tudo isso fica numa planilha preenchida à mão no fim do mês, a conta não fecha e ninguém sabe exatamente quem deve.
O controle funciona quando cada pagamento é registrado no momento em que chega, ligado ao aluno certo. Na escola com recepção, defina quem faz esse registro: se cada professor recebe o Pix de seus alunos e a recepção recebe o dos outros, ninguém tem a visão completa. Um único responsável pelo caixa, ou uma regra clara de que todo pagamento é lançado no mesmo dia, evita a maior parte dos erros.
Exemplo prático: matrícula no meio do mês
Um caso que gera dúvida toda vez: o aluno começa no meio do mês. Uma forma justa e fácil de explicar é cobrar proporcional às aulas que ele vai ter.
Exemplo: a mensalidade é de R$ 280 para 4 aulas, uma por semana, o que dá R$ 70 por aula. O aluno começa numa semana em que restam 2 aulas no mês. Ele paga 2 x R$ 70 = R$ 140 agora e, a partir do mês seguinte, os R$ 280 normais.
E no mês com cinco semanas? Muitas escolas mantêm a mensalidade fixa e tratam a quinta aula como bônus, compensando os feriados que caem ao longo do ano. O importante é escrever a regra no contrato e não mudar caso a caso. O artigo mensalidade de escola de música ajuda a definir valor e planos.
Uma régua de cobrança que não constrange
Combine um vencimento único, por exemplo dia 5, e siga sempre a mesma sequência. Um modelo:
- Dia 1: mensagem com o valor e a chave Pix: "Oi! A mensalidade de outubro do Lucas é R$ 280, vence dia 5. Chave Pix: [chave]."
- Dia 6: lembrete leve, só para quem não aparece como pago no caixa.
- Dia 10: mensagem direta, sugerindo uma data.
- Dia 20: conversa com o responsável, por telefone ou pessoalmente.
Com o caixa atualizado, a lista do dia 6 sai em segundos, e ninguém que pagou recebe cobrança por engano. Se a chave Pix ainda gera confusão, veja cobrança de mensalidade por Pix.
Como funciona no Aula de Música Fácil
- Crie o plano mensal no recurso de clube, com o valor e o que ele inclui, por exemplo 4 aulas de violão por mês.
- Coloque cada aluno no seu plano. Irmão com desconto pode ter um plano próprio.
- Quando o pagamento chegar, registre no caixa com a forma: Pix, cartão ou dinheiro.
- Veja quem já pagou o mês e quem está pendente.
- No relatório, acompanhe a receita do mês e o lucro, descontadas as despesas que você lançar.
O app registra os pagamentos; ele não cobra o cartão do aluno nem emite nota fiscal. A cobrança continua no seu Pix ou maquininha.
Desconto, trancamento e reajuste
Três situações que vale decidir antes e deixar registradas:
- Desconto para irmãos: exemplo de 10% no segundo irmão. Com mensalidade de R$ 280, o segundo paga R$ 252, e a família, R$ 532 no total.
- Trancamento: defina até quando o aluno pode trancar sem pagar o mês seguinte, por exemplo avisando até o dia 25.
- Reajuste: avise com pelo menos 30 dias. Se o reajuste for de 8% sobre R$ 280, a nova mensalidade é R$ 302,40; arredondar para R$ 300 facilita a vida de todo mundo.
Impostos sobre a receita da escola dependem do enquadramento do seu negócio. Confirme com um contador.